1、造价咨询
国家标准《建设工程造价咨询规范》GB/T 51095-2015要求过程文件、成果文件保存期不少于5年;中国建设工程造价管理协会标准《建设工程造价咨询成果文件质量标准》 CECA/GC 7-2012要求过程文件保存期不少于5年、成果文件保存期不少于10年;湖北省《建设工程造价咨询质量控制规范》(DB42T823-2021)规定归档资料自归档之日起,保存期应不少于5年,归档资料包括成果文件、过程文件、委托方提供的项目资料。现在都是按照湖北省的地方标准在执行,保存期应不少于5年。
2、司法鉴定
《湖北省司法鉴定机构鉴定档案管理办法(暂行)》第十四条明确规定了鉴定业务档案的保管期限体系:鉴定业务档案的保管期限分为永久和定期两种,定期一般分为30年和10年,永久保管:需要长远查考、利用,作为证据保存的非常重要的鉴定业务档案;30年保管:需要在长时间查考、利用,作为证据保存的鉴定业务档案;10年保管:需要在较短时间内查考、利用,作为证据保存的鉴定业务档案。鉴定档案的保管期限,从该鉴定事项办结后的下一年度起算。根据《湖北省司法鉴定条例》的规定,司法鉴定机构被撤销或者注销的,鉴定档案应当移交当地档案馆。这是鉴定机构注销时的重要合规义务,应提前做好档案移交安排。《建设工程造价鉴定规范》 GB/T 51262-2017规定出具鉴定意见书的鉴定档案,保存期为8年。因为我们公司做的都是工程造价鉴定,是按照保存期为8年执行。非司法类的工程造价鉴定保存期按照造价咨询的保存期5年执行。
3、工程咨询
《工程咨询行业管理办法》(国家发展改革委令第9号)只要求建立专项档案、合同与成果存档备查,未写具体年限;但明确质量终身责任制(在项目设计使用年限内可追责)。《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局10 号令)规定项目建议书、可行性研究报告、初步设计评估报告:属于重要经营决策/技术经济论证文件,保管期限:30 年。所以保存期应该按30年执行。
4、招标代理
《中华人民共和国招标投标法》对招投标资料存档年限未作明确规定;湖北省存在两套并行的地方规定:《湖北省建设工程招投标交易档案管理办法》(鄂建〔2002〕21号):适用于进入有形建筑市场进行建设工程招标投标交易活动的档案管理。该办法第十条规定,原则上一般工程招投标档案应保存五年,重大工程项目招投标档案应保存五至十年;《湖北省进场招标投标项目档案管理暂行办法》(鄂公共资源局〔2014〕24号):适用于进入各级公共资源交易中心(综合招投标中心)交易的项目。该办法第十九条规定,招投标档案保存期限一般不少于10年。
5、政府采购
《中华人民共和国政府采购法》第四十二条明确规定:采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存,不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。
6、工程监理
工程监理企业保存监理项目档案的年限,目前没有全国统一的专门规定,而是形成了一套以国家标准为基础、地方规定为补充的“原则性+分类化”框架,主要依据《建设工程监理规范》(GB/T 50319)和《建设工程文件归档规范》(GB/T 50328)等标准执行。《建设工程监理规范》(GB/T 50319)没有给出具体年限,仅规定监理档案保存期可分为永久、长期、短期三种;《建设工程文件归档规范》(GB/T 50328)对保管期限作出了统一定义:永久保管指工程档案无限期地、尽可能长远地保存下去;长期保管指工程档案保存到该工程被彻底拆除;短期保管指工程档案保存10年以下。三种不同期限对存档资料的文件类型进行详细分类,简化且不出错的办法就是永久保存项目的电子版存档资料。
当咨询机构撤销或注销时,不同的业务类别未达到存放年限的项目存档资料要依据相关规定移交给委托方或档案馆,不能自行销毁;